Algemene Voorwaarden – VIVX Agency

Laatst bijgewerkt: 15 september 2025
Onderneming: VIVX Agency, handelend onder de naam “VIVX”
KvK/Adres: Verlengde Nieuwstraat 17-1, Groningen, Nederland
BTW: NL005029768B24
Website: https://www.vivxagency.com
Contact: [email protected] • +31 (0)6 43 40 63 57

1. Toepasselijkheid en definities

1.1 Deze algemene voorwaarden ("AV") zijn van toepassing op alle offertes, voorstellen, (retainer)overeenkomsten en leveringen van VIVX Agency ("VIVX") en maken integraal deel uit van de overeenkomst met de opdrachtgever ("Klant").
1.2 Afwijkingen gelden alleen indien schriftelijk overeengekomen. Eventuele inkoop- of andere voorwaarden van de Klant worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.
1.3 Diensten: consultancy/advies, (virtuele) assistentie/operations, systeeminrichting & automatisering, content- en procesontwikkeling, training en aanverwante werkzaamheden, veelal op afstand.

2. Offerte, opdracht en looptijd

2.1 Offertes zijn 30 dagen geldig, tenzij anders vermeld en niet automatisch bindend.
2.2 Een opdracht komt tot stand na schriftelijke (e-mail volstaat) aanvaarding van de offerte/voorstel of na de eerste feitelijke uitvoering op verzoek van de Klant.
2.3 Tenzij anders overeengekomen heeft een retainer/abonnement een maandtermijn en wordt na afloop stilzwijgend verlengd per maand.

3. Prijzen, facturatie en betaling

3.1 Prijzen zijn exclusief btw en andere heffingen.
3.2 VIVX factureert maandelijks achteraf (retainer) of conform afgesproken milestones. Betalingstermijn: 14 dagen na factuurdatum.
3.3 Betaling via bankoverschrijving, iDEAL/Stripe of andere schriftelijk overeengekomen methoden.
3.4 Bij niet-tijdige betaling is de wettelijke handelsrente verschuldigd plus €40 incassokosten (of de werkelijke redelijke buitengerechtelijke kosten indien hoger). VIVX mag werkzaamheden opschorten tot volledige betaling.
3.5 VIVX mag tarieven jaarlijks indexeren (maximaal inflatiecorrectie per 1 januari) en tussentijds wijzigen bij scopewijziging of significante kostenstijging, met voorafgaande aankondiging.

4. Retainer/abonnement, annulering en urenverval

4.1 Retainers worden maandelijks vooraf of achteraf gefactureerd (zoals overeengekomen) en lopen door tot opzegging.
4.2 Opzegging kan te allen tijde met 30 dagen opzegtermijn tegen het einde van de lopende maandtermijn.
4.3 Tenzij anders overeengekomen zijn betalingen niet-restitueerbaar. Niet-benutte retaineruren vervallen aan het einde van de termijn; doorschuiven kan alleen indien uitdrukkelijk schriftelijk bevestigd.

5. Medewerking Klant & uitvoering

5.1 De Klant zorgt tijdig voor alle informatie, toegang, beslissingen, materialen en accounts die VIVX redelijkerwijs nodig heeft.
5.2 Deadlines zijn streeftermijnen tenzij schriftelijk als fataal aangeduid.
5.3 VIVX mag werkzaamheden laten uitvoeren door gekwalificeerde derden/subcontractors, met eindverantwoordelijkheid bij VIVX.
5.4 Consultancydiensten betreffen een inspanningsverplichting, geen resultaatgarantie.

6. Wijzigingen, scope & meerwerk

6.1 Aanpassingen of extra verzoeken na start gelden als meerwerk en worden tegen het dan geldende uurtarief of aanvullende offerte uitgevoerd.
6.2 Indien tijdens uitvoering blijkt dat voor een behoorlijke volbrenging een wijziging van de aanpak/scope nodig is, treden partijen tijdig in overleg over impact op planning en kosten.

7. Intellectuele eigendom en gebruiksrechten

7.1 Alle IE‑rechten op door VIVX ontwikkelde of ter beschikking gestelde materialen, methodieken (waaronder de VIVX‑methode), templates, knowhow, configuratiescripts en tools berusten bij VIVX of haar licentiegevers.
7.2 Na volledige betaling verkrijgt de Klant:

Projectspecifieke Deliverables (zoals maatwerkdocumenten, visuals, procesbeschrijvingen): een niet‑exclusieve, niet‑overdraagbare, eeuwigdurende licentie voor intern gebruik binnen de eigen onderneming/doel van de opdracht, tenzij uitdrukkelijk eigendomsoverdracht is afgesproken.

VIVX‑methode, generieke templates & tools: uitsluitend een beperkte licentie voor intern gebruik in het kader van de opdracht; herdistributie, sublicentie, doorverkoop of openbaarmaking is verboden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming. 

7.3 Eigendomsoverdracht (indien overeengekomen) vindt pas plaats na volledige betaling en sluit pre‑existente IP, generieke onderdelen en third‑party componenten uit.
7.4 VIVX behoudt het recht de Deliverables en verkregen inzichten in geanonimiseerde vorm te hergebruiken ter verbetering van diensten.
7.5 Portfolio- en referentierecht: VIVX mag de (handels)naam, het logo en beknopte projectomschrijving gebruiken voor portfolio, referenties en pitchmateriaal, tenzij de Klant dit vooraf schriftelijk verbiedt.

8. Geheimhouding en gegevensbescherming

8.1 Partijen houden elkaars vertrouwelijke informatie strikt geheim en gebruiken deze uitsluitend voor de uitvoering van de overeenkomst.
8.2 Indien VIVX bij de uitvoering persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de Klant, sluiten partijen – indien vereist – een verwerkersovereenkomst (DPA). VIVX treft passende technische en organisatorische maatregelen conform de AVG.
8.3 Voor websitebezoekers en marketingactiviteiten geldt de afzonderlijke Privacyverklaring op de website van VIVX.

9. Garanties en vrijwaring

9.1 VIVX levert met zorg en professionaliteit, maar garandeert niet dat resultaten (zoals omzet/leadgroei) worden behaald.
9.2 De Klant staat in voor de rechtmatigheid van aangeleverde content, data, accounts en materialen en vrijwaart VIVX voor aanspraken van derden hieruit voortvloeiend (waaronder IE‑rechten en privacy).

10. Aansprakelijkheid

10.1 VIVX is alleen aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming. Uitsloten zijn o.a.: gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade, gevolgschade, dataverlies en claims van derden.
10.2 De totale aansprakelijkheid per schadegeval is beperkt tot het hoogste van:
(a) €50.000, of
(b) het bedrag dat onder VIVX’ beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering wordt uitgekeerd (thans verzekerd tot €500.000 per aanspraak, onder voorbehoud van polisvoorwaarden).
10.3 Aansprakelijkheid vervalt indien de Klant VIVX niet binnen 30 dagen na ontdekking van de schade hierover schriftelijk heeft geïnformeerd en VIVX geen redelijke gelegenheid heeft geboden de tekortkoming te herstellen.

11. Overmacht

11.1 Geen van de partijen is gehouden tot nakoming bij overmacht (waaronder o.a. storingen in internet/diensten van derden, uitval platforms/SAAS, ziekte, pandemie‑maatregelen, stroomuitval). Verplichtingen worden opgeschort zolang de overmacht voortduurt.
11.2 Duurt overmacht langer dan 30 dagen, dan mogen partijen de overeenkomst schriftelijk (gedeeltelijk) ontbinden zonder schadeplichtigheid.

12. Beëindiging en opschorting

12.1 Beide partijen kunnen de overeenkomst met 30 dagen opzegtermijn per einde maand beëindigen, tenzij een vaste looptijd is overeengekomen.
12.2 Bij wezenlijke tekortkoming die niet binnen 14 dagen na schriftelijke ingebrekestelling is hersteld, mag de andere partij de overeenkomst per direct ontbinden.
12.3 VIVX mag werkzaamheden opschorten bij niet‑betaling, ontoereikende medewerking of redelijke vrees voor wanbetaling.

13. Website & content

13.1 De website van VIVX wordt “as is” aangeboden. VIVX garandeert geen ononderbroken beschikbaarheid of foutloze werking.
13.2 Ongevraagd plaatsen van reviews of user‑generated content is in beginsel niet voorzien; indien VIVX dergelijke functionaliteit aanbiedt, kunnen aanvullende voorwaarden gelden.

14. Overdracht, rangorde en wijzigingen

14.1 Rechten en verplichtingen uit de overeenkomst zijn niet overdraagbaar zonder schriftelijke toestemming, behalve voor VIVX bij bedrijfsopvolging binnen de groep.
14.2 In geval van strijdigheid prevaleert de ondertekende overeenkomst/voorstel, vervolgens een DPA (voor zover privacyrechtelijk vereist), daarna deze AV.
14.3 VIVX mag deze AV wijzigen. De gewijzigde AV gelden na bekendmaking voor nieuwe en lopende maandtermijnen. Bij wezenlijke nadelige wijziging mag de Klant binnen 14 dagen na kennisgeving opzeggen per einde lopende maand.

15. Toepasselijk recht en geschillen

15.1 Nederlands recht is van toepassing.
15.2 Partijen proberen een geschil eerst minnelijk op te lossen; zo nodig volgen partijen bemiddeling/mediation in Nederland.
15.3 Indien geen oplossing wordt bereikt, wordt het geschil – naar keuze van VIVX – beslecht door de bevoegde rechter in Groningen of via arbitrage conform het reglement van het Nederlands Arbitrage Instituut (NAI); plaats Nederland; taal Nederlands of Engels.

16. Slotbepalingen

16.1 Onverbindendheid van een bepaling laat de geldigheid van de rest onverlet; partijen vervangen deze door een bepaling die doel en strekking zoveel mogelijk benadert.
16.2 Communicatie elektronisch (o.a. e‑mail, e‑sign) is rechtsgeldig.
16.3 Deze AV vormen samen met offerte/voorstel en (indien van toepassing) DPA de volledige afspraken tussen partijen.

Vragen? Neem contact op via [email protected].
© VIVX Agency – Alle rechten voorbehouden.